Integritetspolicy
English version: Privacy Policy
Senast uppdaterad: september 2026
1. Om denna integritetspolicy
Rubino Rekrytering AB ("Rubino", "vi", "oss") erbjuder tjänster inom rekrytering och executive search.
Denna integritetspolicy beskriver hur vi behandlar personuppgifter inom ramen för vår verksamhet och när du kommer i kontakt med oss.
Policyn gäller bland annat när du:
kontaktar oss via vår webbplats, e-post eller telefon,
är kund, potentiell kund, leverantör, samarbetspartner eller annan affärskontakt,
tar emot information eller marknadsföring från oss,
söker en tjänst genom oss,
registrerar dig i Rubino Connect,
identifieras av oss som en potentiell kandidat genom search,
blir rekommenderad eller hänvisad till oss,
lämnar en referens om en kandidat, eller
på annat sätt deltar i eller kommer i kontakt med en rekryteringsprocess som vi genomför.
När du använder våra kandidattjänster kan du även få information om personuppgiftsbehandlingen i anslutning till vårt rekryteringssystem.
Rubino Rekrytering AB, org.nr 556641-9098, är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy.
Information om hur vi använder cookies och liknande tekniker på rubino.se finns i vår separata cookiepolicy.
2. Kunder, potentiella kunder och andra affärskontakter
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du kontaktar oss, exempelvis genom ett formulär på rubino.se, via e-post eller telefon, kan vi behandla uppgifter såsom:
namn,
befattning och arbetsgivare,
e-postadress och telefonnummer,
information som du lämnar i din förfrågan,
kommunikation och information som uppkommer i samband med vår kontakt, och
annan relevant information som behövs för att hantera en befintlig eller potentiell affärsrelation.
Vi kan även behandla motsvarande professionella kontaktuppgifter om befintliga och potentiella kunder, leverantörer, samarbetspartner och andra affärskontakter som vi får från exempelvis företags webbplatser, professionella nätverk eller andra offentligt tillgängliga professionella källor.
Varför behandlar vi uppgifterna och med vilken rättslig grund?
Vi behandlar personuppgifter om kunder, potentiella kunder och andra affärskontakter för att:
besvara och följa upp förfrågningar,
kommunicera om pågående och potentiella uppdrag,
administrera och utveckla våra kund- och affärsrelationer,
följa upp tidigare kontakter och förfrågningar,
informera om och marknadsföra våra tjänster,
skicka relevant information och nyhetsbrev, och
bedriva och utveckla Rubinos verksamhet.
Behandlingen baseras på berättigat intresse av att den är nödvändig för att vidta åtgärder inför eller fullgöra ett avtal eller för att bedriva och utveckla vår verksamhet, upprätthålla professionella affärsrelationer och marknadsföra våra tjänster.
Direktmarknadsföring
Kontaktuppgifter till befintliga och potentiella kunder och andra professionella kontakter kan användas för relevant B2B-marknadsföring och nyhetsbrev. Du kan när som helst avregistrera dig från sådana utskick genom avregistreringslänken i utskicket eller genom att kontakta oss.
Du har alltid rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring. Om du gör det kommer vi inte längre att använda dina personuppgifter för detta ändamål.
3. Kandidater och potentiella kandidater
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Vilka uppgifter vi behandlar beror på hur du kommer i kontakt med oss och om du deltar i en rekryteringsprocess.
Vi kan exempelvis behandla:
kontaktuppgifter, såsom namn, e-postadress, telefonnummer och bostadsort,
ansöknings- och yrkesuppgifter, såsom CV, utbildning, arbetslivserfarenhet, kompetenser, språkkunskaper, befattningar och andra professionella meriter,
uppgifter från rekryteringsprocessen, såsom intervjusvar, våra professionella bedömningar och anteckningar samt resultat från tester och andra bedömningsverktyg,
referensuppgifter, såsom information som referenspersoner lämnar om din erfarenhet, prestation och andra förhållanden som är relevanta för den aktuella rekryteringen,
kommunikation mellan dig och Rubino,
offentligt tillgänglig professionell information, exempelvis uppgifter från LinkedIn, företagswebbplatser och andra professionella källor, och
tekniska uppgifter som uppkommer när du använder våra digitala tjänster.
Vi behandlar endast personuppgifter som är relevanta och nödvändiga för det aktuella ändamålet. Vi ber dig att inte lämna känsliga personuppgifter eller uppgifter om lagöverträdelser om vi inte uttryckligen har efterfrågat dem och det finns rättsligt stöd för behandlingen.
Varifrån får vi kandidaters personuppgifter?
Personuppgifter kan komma:
direkt från dig, exempelvis genom en ansökan, CV, intervju eller annan kontakt med oss,
från dig när du registrerar dig i Rubino Connect,
från offentligt tillgängliga professionella källor, exempelvis LinkedIn och företagswebbplatser,
från personer som rekommenderar eller hänvisar dig till oss,
från referenspersoner som du har angett eller godkänt att vi kontaktar, och
från information som skapas inom ramen för en rekryteringsprocess, exempelvis intervjuer, tester och professionella bedömningar.
Som en del av vår executive search-verksamhet identifierar och kartlägger vi även potentiella kandidater utifrån offentligt tillgänglig professionell information inom ramen för specifika rekryteringsuppdrag.
Om vi kontaktar dig efter att ha identifierat dig genom search eller fått dina uppgifter från någon annan informerar vi dig om vår behandling av personuppgifter och ger dig tillgång till denna integritetspolicy i enlighet med tillämpliga dataskyddsregler.
Varför behandlar vi kandidaters personuppgifter?
Vi behandlar personuppgifter för att kunna:
ta emot och administrera ansökningar,
genomföra rekryteringsprocesser,
bedöma kandidaters erfarenhet, kompetens och lämplighet för aktuella tjänster,
identifiera och kartlägga potentiella kandidater inom ramen för specifika rekryteringsuppdrag,
kontakta relevanta personer om aktuella möjligheter,
kommunicera med kandidater,
genomföra intervjuer, tester, bedömningar, referenstagning och, när det är relevant för den aktuella tjänsten, bakgrundskontroller,
presentera relevanta kandidater för våra kunder,
administrera Rubino Connect och, när du har valt detta, kontakta dig om framtida relevanta jobbmöjligheter,
administrera och utveckla våra rekryteringstjänster och de system och verktyg som används i verksamheten, och
uppfylla rättsliga skyldigheter samt fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Vilken rättslig grund har vi för kandidatbehandlingen?
Rekryteringsprocesser
När du söker en tjänst eller deltar i en rekryteringsprocess behandlar vi dina personuppgifter med stöd av berättigat intresse. Vårt berättigade intresse är att kunna genomföra rekryteringsuppdrag och bedöma kandidater för aktuella tjänster samt för att kunna kontakta dig i samband med en rekrytering.
När du skickar in en ansökan bekräftar du att du har tagit del av informationen om hur vi behandlar dina personuppgifter. Denna bekräftelse är inte ett samtycke till att vi sparar dina uppgifter för framtida rekryteringar.
Search och rekommenderade kandidater
Som rekryterings- och searchföretag identifierar och kartlägger vi personer som vi bedömer kan vara relevanta för specifika rekryteringsuppdrag.
När vi identifierar en potentiell kandidat tar vi normalt kontakt med personen för att informera om den aktuella tjänsten och undersöka om det finns intresse av en fortsatt dialog. Om personen är intresserad kan vi därefter be om exempelvis CV eller andra relevanta uppgifter och, när det är aktuellt, lägga till personen i den specifika rekryteringsprocessen i vårt rekryteringssystem.
När vi behandlar offentligt tillgängliga professionella uppgifter för detta ändamål gör vi det med stöd av berättigat intresse att samla in och behandla uppgifter om potentiella kandidater och få kontakta dig i samband med en rekrytering. Detta intresse väger tyngre än intresset av att informationen inte används för dessa ändamål. Detsamma kan gälla när någon rekommenderar eller hänvisar en potentiell kandidat till oss.
Vi begränsar behandlingen till information som är relevant för det professionella sammanhanget och det aktuella rekryteringsuppdraget.
Rubino Connect och framtida jobbmöjligheter
Om du registrerar dig i Rubino Connect eller väljer att låta oss behålla dina uppgifter för framtida relevanta jobbmöjligheter baseras denna behandling på ditt samtycke.
Det är frivilligt att lämna samtycke och det påverkar inte din möjlighet att söka eller delta i en aktuell rekryteringsprocess.
Du kan när som helst återkalla ditt samtycke.
Tester i rekryteringsprocessen
I vissa rekryteringsprocesser använder vi arbetspsykologiska tester, såsom personlighets- och förmågetester, som ett kompletterande underlag för slutkandidater. I samband med testerna kan vi behandla personuppgifter såsom namn och kontaktuppgifter samt de testresultat som testerna genererar.
Syftet är att komplettera övrig information i rekryteringsprocessen och bidra till ett strukturerat och kvalitetssäkrat beslutsunderlag. Testresultaten utgör endast en del av den samlade bedömningen och ligger inte ensamt till grund för beslut i rekryteringsprocessen.
Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att genomföra en strukturerad och kvalitetssäkrad rekryteringsprocess.
Rättsliga skyldigheter
I vissa fall behandlar vi personuppgifter för att uppfylla en rättslig förpliktelse, exempelvis när vissa uppgifter måste bevaras enligt bokföringsregler.
4. Vilka kan ta del av kandidaters personuppgifter?
Våra kunder
Inom ramen för ett specifikt rekryteringsuppdrag kan begränsad professionell information om potentiella kandidater användas i dialogen med den kund som uppdraget avser.
När du är aktuell som kandidat i en rekryteringsprocess kan relevanta delar av ditt kandidatmaterial delas med kunden.
Vi begränsar informationen till vad som är relevant för det aktuella rekryteringsuppdraget. Våra kunder kan finnas i Sverige eller i andra länder.
Beroende på omständigheterna kan kunden vara självständigt personuppgiftsansvarig för den behandling som sker efter att kunden har tagit emot personuppgifter.
Tjänsteleverantörer och digitala verktyg
Vi använder externa tjänsteleverantörer och digitala verktyg som stöd i vårt rekryteringsarbete, exempelvis för:
hantering av kandidatuppgifter,
tester och bedömningar,
inspelning och transkribering av intervjuer,
kommunikation och administration, och
AI-baserad bearbetning, strukturering och sammanfattning av kandidatmaterial.
När leverantörer behandlar personuppgifter för vår räkning vidtar vi lämpliga avtalsmässiga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att personuppgifterna behandlas på ett säkert och lagenligt sätt och endast för relevanta ändamål.
Vi kan även lämna personuppgifter till myndigheter eller andra mottagare när detta krävs enligt lag.
5. Referenspersoner
Det är kandidaten som ansvarar själv för att informera dig som referensperson att dina kontaktuppgifter lämnas till oss.
När du lämnar en referens om en kandidat kan vi behandla personuppgifter om dig såsom:
namn,
kontaktuppgifter,
befattning och arbetsgivare,
din professionella relation till kandidaten, och
information om när och hur referensen har lämnats.
Vi behandlar dessa uppgifter för att kunna genomföra och dokumentera referenstagning inom ramen för våra rekryteringsuppdrag.
Behandlingen baseras normalt på vårt och vår uppdragsgivares berättigade intresse av att kunna genomföra och kvalitetssäkra rekryteringsprocesser. Intresseavvägningen består i att det väger tyngre att kunna bistå kandidater i deras karriärutveckling.
Information som du lämnar om kandidaten behandlas som en del av kandidatens rekryteringsprocess.
6. Leverantörer och samarbetspartner
Vi kan behandla namn, kontaktuppgifter, befattning, arbetsgivare och annan relevant professionell information om kontaktpersoner hos leverantörer och samarbetspartner.
Behandlingen sker för att administrera och utveckla våra affärsrelationer, kommunicera, hantera avtal och tjänster samt bedriva vår verksamhet.
Behandlingen baseras, beroende på situationen, på avtal eller vårt berättigade intresse av att administrera och utveckla våra professionella affärsrelationer.
7. Överföring av personuppgifter till andra länder
I samband med vår verksamhet kan personuppgifter behandlas i andra länder, exempelvis när vi arbetar med internationella kunder eller använder externa tjänsteleverantörer och digitala verktyg.
Vid behandling inom EU/EES gäller EU:s dataskyddsregler.
Om personuppgifter överförs till ett land utanför EU/EES säkerställer vi att det finns en giltig grund för överföringen och lämpliga skyddsåtgärder i enlighet med GDPR, exempelvis ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.
8. Hur länge sparar vi personuppgifter?
Allmänt
Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för de ändamål som beskrivs i denna integritetspolicy.
Kunder, potentiella kunder och affärskontakter
Uppgifter som lämnas genom kontaktformulär, e-post eller annan kontakt sparas så länge de behövs för att hantera och följa upp kontakten.
Om kontakten leder till eller är relevant för en kundrelation, potentiell affärsrelation eller annan fortsatt professionell kontakt kan relevanta uppgifter fortsätta att behandlas så länge de behövs för dessa ändamål.
Personuppgifter om kunder, potentiella kunder och andra affärskontakter kan sparas så länge affärsrelationen består och därefter under den tid uppgifterna fortfarande är relevanta för våra legitima affärsändamål.
Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi inte längre att använda dina personuppgifter för detta ändamål. Vi kan behöva behålla begränsad information om din invändning för att säkerställa att du inte får ytterligare marknadsföring.
Kandidater
En kandidatprofil sparas så länge den behövs för en pågående rekryteringsprocess, eller så länge du:
är registrerad i Rubino Connect, eller
har ett giltigt samtycke till att vi sparar dina uppgifter för framtida relevanta jobbmöjligheter.
När en rekryteringsprocess avslutas och arkiveras upphör den aktuella rekryteringsprocessen som ändamål för fortsatt lagring. Om du inte har samtyckt till att kvarstå som framtida kandidat i vårt kandidatnätverk Rubino Connect aktiveras vår automatiska gallring och kandidatprofilen raderas eller anonymiseras skyndsamt i enlighet med våra gallringsrutiner.
Uppgifter om potentiella kandidater som behandlas inom ramen för search och kartläggning sparas inte längre än vad som behövs för det specifika rekryteringsuppdraget.
Personuppgifter som behandlas i externa verktyg, exempelvis för tester, intervjuinspelningar, transkribering eller AI-baserat stöd, sparas inte längre än vad som behövs för det aktuella ändamålet och gallras enligt våra rutiner.
Rubino Connect och framtida jobbmöjligheter
Om du registrerar dig i Rubino Connect eller på annat sätt samtycker till att vi sparar dina uppgifter för framtida jobbmöjligheter gäller ditt samtycke i 24 månader.
När perioden löper ut ber vi dig att aktivt förnya ditt samtycke om du vill fortsätta vara en del av vårt kandidatnätverk. Om du förnyar samtycket börjar en ny period om 24 månader.
Samtycket förnyas inte automatiskt och du kan när som helst återkalla det. Om samtycket upphör eller återkallas och det inte finns något annat aktuellt ändamål för behandlingen gallras kandidatprofilen enligt ovan.
Uppgifter som behöver sparas längre
Vissa begränsade personuppgifter kan behöva sparas längre för att vi ska kunna uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Exempelvis kan namnet på en kandidat som har anställts genom ett rekryteringsuppdrag förekomma i vårt bokföringsunderlag och sparas i enlighet med tillämpliga bokföringsregler. Sådana uppgifter används inte för fortsatta rekryteringsändamål.
När personuppgifter inte längre behövs för något av de ändamål som gäller för behandlingen raderas eller anonymiseras de.
9. Hur skyddar vi personuppgifterna?
Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig åtkomst, förlust, förändring eller annan otillåten behandling.
Tillgång till personuppgifter begränsas till personer och leverantörer som behöver uppgifterna för sitt arbete eller för att tillhandahålla relevanta tjänster till oss.
10. AI och automatiserat beslutsfattande
Vi kan använda AI-baserade verktyg som stöd i vårt rekryteringsarbete, exempelvis för att strukturera information, sammanfatta CV:n, intervjuer och annat kandidatmaterial samt effektivisera administrativa delar av rekryteringsprocessen.
AI används som stöd för våra rekryteringskonsulter. Vi använder inte AI för att automatiskt fatta beslut om kandidater, gallra bort kandidater eller avgöra vem som går vidare i en rekryteringsprocess. Bedömningar och beslut i våra rekryteringsprocesser görs alltid av människor.
Vi använder inte enbart automatiserat beslutsfattande som medför rättsliga följder eller på liknande sätt i betydande grad påverkar kandidater.
11. Dina rättigheter
Beroende på omständigheterna har du enligt GDPR rätt att:
få information om hur vi behandlar dina personuppgifter,
begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig,
begära rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter,
begära radering av dina personuppgifter,
begära att behandlingen begränsas,
invända mot behandling som grundas på berättigat intresse,
när som helst invända mot behandling för direktmarknadsföring,
få ut vissa personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format när rätten till dataportabilitet är tillämplig, och
när behandlingen grundas på samtycke, återkalla ditt samtycke när som helst.
Om du återkallar ett samtycke påverkar det inte lagligheten av den behandling som skedde innan samtycket återkallades.
Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vår behandling av dina personuppgifter strider mot dataskyddsreglerna.
12. Kontakt och frågor om dataskydd
Rubino Rekrytering AB är personuppgiftsansvarig för den behandling som omfattas av denna integritetspolicy.
Hanne Rubino är kontaktperson för dataskydds- och integritetsfrågor hos Rubino Rekrytering AB.
Rubino Rekrytering AB
Org.nr 556641-9098
E-post: [email protected]
Telefon: +46 (0)8-411 60 80
Du kan kontakta oss om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt GDPR.
För att skydda dina personuppgifter kan vi behöva verifiera din identitet innan vi lämnar ut uppgifter eller genomför vissa förfrågningar.
13. Ändringar i integritetspolicyn
Vi kan uppdatera denna integritetspolicy när våra arbetssätt, tjänster eller rättsliga krav förändras.
Den aktuella versionen finns alltid tillgänglig via rubino.se och våra kandidattjänster. Datumet för den senaste uppdateringen anges högst upp i policyn.
